为进一步提高我校会议质量和工作效率，全面加强我校会务工作管理，特制定本办法。

一、会务工作范围

会务工作由校长办公室负责管理和服务，其工作范围主要有：党委会议、校长办公会议、党委民主生活会、全校性（表彰、工作安排等）工作会以及校领导交办召开的其他会议。各职能部门召开的会议由本部门负责会务工作。

二、会前准备工作

    (一)会议组织部门要做好调查研究，与主管校领导商定会议议题，准备必要的会议材料，并提供相应决策方案。

(二)确定会议召开的时间、地点、参加人数、议题及组织者、主持人后，报校长办公室并统一安排在每周“全校性会议及活动安排”上。若临时召集会议，可另行打印通知或电话通知，会议组织部门要落实好到会人数。（会议的组织者若是多个单位时，要明确各自的职责，互相协调，互相配合。）

(三)各部门接到会议安排表或会议通知后，相关部门办公室人员应及时通知与会人员。与会人员不能参加会议的，应及时向会议组织部门反馈信息，经会议组织部门同意后方可请假或调换其他与会人员。

(四)会议组织部门根据会议需要，可与后勤部门联系安排车辆接送与会人员。 

(五)会议组织部门要根据会议的要求做好会场布置。包括：会场环境卫生，桌椅摆放，领导、来宾座次安排，音响、摄影、摄像、录音、灯光、冷暖设备（空调、风扇等）等器材、工作人员的准备，会标张贴、悬挂，茶水、茶具，鲜花摆放，会议所需材料准备，其他需要准备的事项。会场布置完毕，会议组织部门领导要检查布置情况，查漏补缺。

三、会中服务工作

(一)会议组织部门在会议开始之前派人到会场，对会场准备工作做最后检查。会场有空调要提前5—10分钟开好空调。

(二)会议组织部门准备签到本，给与会人员签到。

(三)会议组织部门派人分发材料，上茶水。

(四)会议组织部门要派人做好会议记录，记录内容包括：会议名称、时间、地点、主持人、参加人员、会议内容等，要求真实、准确、完整地进行记录，重要内容要记清原话；用速记号记录的，要及时整理，防止遗忘；记录笔用碳素墨水或蓝黑墨水笔；记录纸两边、上下要适当留空，便于装订存档。

(五)必要时可与党委宣传部联系安排摄影、摄像及录音工作事宜。

四、会后相关工作

(一)安排车辆送与会人员。

(二)将会议记录交校长办公室统一存查，待年度归总存档档案馆。

(三)会议若需形成会议纪要印发的，会议组织部门要拟好文稿，送党委办公室按公文处理办法印发。

(四)会议形成的决议，由会议组织部门协调落实。

(五)会议结束后，会议组织部门要派人清理会场，关好电源、门窗。借用非校长办公室管理的其他部门的会场、会议室，要配合会场、会议室所属部门搞好清洁卫生。

(六)为严肃会纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的部门与会人员将予以通报。

五、本规定由校长办公室负责解释，自发布之日起施行。